Comment détruire ses archives électroniques en toute sécurité ?

Toutes les entreprises, qu’elles soient petites, moyennes ou grandes, possèdent des archives quelle doit un jour ou l’autre détruire. Traditionnellement conservées sous un format papier, ces documents gardés soigneusement pendant plusieurs années en fonction de leur nature, ont tendance, depuis quelques années, à se dématérialiser et à prendre une forme numérique pour une meilleure intégrité et pérennité des données, une traçabilité infaillible et un accès ainsi qu’un traitement, une classification et une recherche plus faciles et plus rapides, en cas de besoin. Les archives numériques peuvent donc être des documents papiers numérisés (contrat, police d’assurance, livres comptables, factures…) mais aussi des documents d’origine numérique tels que les Emails, les fichiers Excel et Word, les documents multimédia…Leur processus de destruction n’est donc pas le même et dépendra de leur support d’archivage.

Alors ou peuvent être stockés ces archives numériques ? Différents supports sont utilisés pour conserver les données électroniques. Nous avons les disques durs externes, pas très chers et parfaitement adaptés aux informations qui doivent être conservées longtemps et pas souvent manipulées. Ils sont tout de même assez fragiles et volumineux. Il y a également les supports USB tels que les clés USB, les cartes mémoires ou les disques SSD. Ils sont, cependant, plus chers que les disques durs et leur capacité de stockage est limitée. Vous pouvez également utiliser des disques Blu-ray. Ils servent habituellement pour la distribution de films mais ils conviennent très bien à la sauvegarde des archives. Mais le support qui est le plus conseillé pour l’archivage des données est le Linear Tape-Open (LTO). Ces bandes magnétiques qui coutent assez chers ont, toutefois, une durée de vie de 30 ans, ce qui est idéal pour l’archivage de certains documents qui doivent être gardé longtemps.

Mais alors comment détruire ses archives numériques ? La procédure répond aux mêmes règles générales que celle de la destruction de documents papier. Les informations doivent être détruites de manière totale et sécurisée dans le respect de la confidentialité de leur contenu pour éviter toute fuite et action frauduleuse. Pour mener à bien une action aussi délicate, il est donc recommandé de faire appel à des professionnels. Vous pouvez, en effet, demander les services d’une société de débarras. En plus de désencombrer les habitations (maisons, appartements…) et les locaux commerciaux (bureaux, ateliers, usines, dépôts…), elle assure également, à la demande, la destruction des archives papiers et numériques.

Il vous suffit d’envoyer une demande et un rendez-vous, sans engagements, vous sera donné pour la visite de vos locaux afin d’évaluer le volume et aussi la nature (support papier ou électronique) des archives dont vous souhaitez vous débarrasser. Un devis gratuit vous sera alors envoyé avec le détail de votre prestation et son cout. Sachez que les sociétés de débarras opèrent partout en France mais que certaines sont spécialisées dans la capitale et la région parisienne. Alors si vos locaux sont sis dans l’un des 20 arrondissements de Paris ou dans les départements de l’Ile de France, optez pour l’une d’elles. La proximité peut être un atout pour vous.

En effet, pour la destruction des archives numériques ou papiers, la société de débarras peut soit avoir le matériel adéquat en version mobile. Son équipe se déplacera alors dans vos locaux, récoltera tous vos documents, disques durs, CD, USB et autres supports d’archivage électroniques et les détruira sur place dans un dans camion spécialement aménagé pour ça. Elle peut aussi emporter toutes vos archives papiers et numériques pour les détruire ailleurs dans un endroit sécurisé et équipé pour ce type d’opérations, toujours dans le respect de la confidentialité des données. Dans les deux cas, la société de débarras doit vous délivrer, à la fin du service, un certificat de destruction d’archives attestant du bon déroulement de la prestation.