Créer une liste déroulante sur Microsoft Excel

Les tableurs Excel permettent de créer des tableaux et des représentations graphiques, de faire des calculs statistiques et mathématiques, de gérer les données (tri, filtrage et extraction) et d’élaborer des bilans et des synthèses pour améliorer la prise de décision. Ce logiciel qui fait partie d’office regorge de petites idées pratiques pour aider les utilisateurs dans la saisie et le traitement des données. Alors si vous voulez éviter de saisir plusieurs fois les mêmes informations, prévenir les fautes de frappe et réaliser des cumuls en homogénéisant les libellés ! Excel vous propose l’utilisation de listes déroulantes.

Une superbe technique qui heureusement, fonctionne aussi bien sur Mac que sur PC et sur la majorité des versions Excel. Simple et efficace, cette solution consiste à avoir des choix prédéfinis et prêts à l’emploi dans un "menu déroulant" pour faciliter, aux utilisateurs, la saisie des données et des intitulés et préserver leur cohérence. Alors comment faire pour créer ses listes déroulantes sur Excel ?

Commencez par ouvrir une feuille Excel et saisir, dans une colonne, la liste des informations que vous voulez intégrer dans votre menu déroulant. Sélectionnez ensuite la cellule qui contiendra votre liste déroulant et allez dans l’onglet "Données" en haut de votre écran et cliquez sur " Validation des données". Une boite de dialogue va alors s’ouvrir et vous proposera un certains nombres d’option et notamment "Autoriser" où vous allez devoir sectionner "Liste" puis "Source" pour sélectionner les cellules contenant les données à mettre dans la liste déroulante. Confirmer ensuite votre opération en appuyant sur la touche entrée de votre clavier et sur le bouton OK dans la boite de dialogue.

Bravo, vous avez réussi, la cellule sélectionnée au préalable contient désormais la liste déroulante que vous avez créé. Mais sur la feuille Excel, rien ne montre qu’il existe une liste déroulante. Pour la faire apparaitre, il vous faudra sélectionner une cellule et là une icône s’affichera à droite vous permettant de dérouler la liste. Pour ceux qui sont déjà à l’aise avec les raccourcis clavier, il est aussi possible d’utiliser les deux touches Alt+Flèche vers le bas.

Pour avoir une liste qui s’adapte automatiquement aux changements apportés aux donnés sources sans faire plusieurs manipulations, essayons à présent de rendre notre liste déroulante dynamique en utilisant l’outil "Tableau" que vous trouverez dans votre tableur Excel. Commencez par sélectionner vos données sources, activez ensuite le menu Insertion > Tableau et ne surtout pas oublier de cocher la case "Mon tableau comporte des en-têtes". Rouvrez le menu Données > Validation de données et changez la source en mettant la formule =INDIRECT("Tableau1[Prénom]"). Pour finir, cliquez sur OK pour valider le tout.